Contractbeheer is een intensief onderdeel van het contractmanagement, maar levert ook veel op!
Contractbeheer maakt het inzichtelijk
Het aantal en type contracten binnen bijvoorbeeld een gemeente lopen ver uiteen. Met één leverancier zijn vaak meerdere contracten ondertekend. Hierbij loopt u ook het risico dat binnen de verschillende domeinen afwijkende afspraken zijn gemaakt. Mogelijk zijn contracten niet vindbaar dan wel onvolledig. Daarnaast kent elk domein andere werkprocessen en andere toeleveranciers. Zo is bijvoorbeeld de behoefte binnen het sociaal domein (WMO, participatie en jeugd) anders dan op de ICT-afdeling. Maar zijn de interne procedures hier wel op afgestemd?
BringValue helpt u bij het opzetten van het contractbeheer. Door middel van een uitgebreide metadata-set bepaalt u samen met ons welke gegevens u wilt vastleggen. Het vastleggen van deze metadata kost veel inzet en beheerlast. Het is daarom van belang om goed te kijken wat de organisatie hiermee wil bereiken.
Vastlegging van de contracten
Door het vastleggen van contracten, wordt tijdens deze fase vorm gegeven aan het contractbeheer. Alvorens hiermee te starten zal uw organisatie eerst een aantal beslissingen moeten nemen. Per contract/ overeenkomst wordt onder andere bepaald;
- Wat voor type is het?
- Wat gaan we per type vastleggen?
- Welke beheermaatregelen vraagt dit type contract/overeenkomst?
- Hoe gaan we de contracten/ overeenkomsten administreren?
- Extracomptabel?
- Binnen huidige ICT oplossingen (best of suite)?
- Best of breed?
Nadat het contractbeheer op orde is binnen uw organisatie of domein, gaan wij kijken naar de inhoud en frequenties van de rapportages. Periodieke rapportages over het aantal contracten, de contractwaardes en het verlopen van contracten zijn essentieel voor een goede bedrijfsvoering.
Het resultaat is dat u periodiek kan sturen op uw inkopen aan de hand van een aanbestedingskalender!
Wilt u graag meer informatie over de contractbeheer, neem dan gerust Contact met ons op! Heeft u meer interesse in een van onze andere diensten kijk dan op Contractbeleid of Leveranciersmanagement.